Soms heeft een samenwerking tijd nodig om een vliegwieleffect op gang te brengen. Dat geldt ook voor die van ETNA en Biyond. Eerst de voorgeschiedenis. ETNA, dat internationaal actief is en haar hoofdkantoor in Doetinchem heeft staan, stapt in 2020 over naar een nieuw ERP-systeem. Al snel daarna doemt een belangrijk vraagstuk op: hoe de data uit het bronsysteem om te zetten in rapportages met stuurinformatie?

Een tip van de toenmalige implementatiepartner brengt ETNA op het spoor van Biyond. Dat klikt, dus een nieuw partnership is geboren. Biyond richt oplossingen in die ETNA moeten helpen om snel de juiste stuurinformatie te ontsluiten. In die periode dient zich een uitdaging aan. Want het hebben van de gewenste informatie is één, weten hoe je die vervolgens omzet naar goede rapportages twee. En daar loopt het aanvankelijk spaak.

Dezelfde taal spreken

‘We spraken destijds nog niet dezelfde taal’, zo verwoordt Van de Maat het nu. ‘De kennis in onze organisatie ontbrak om de juiste vertaalslag te maken. Wat heb je operationeel nodig en wat is de technische vraag die erachter zit? Als je dat niet voldoende weet wordt het lastig om de juiste data uit de door Biyond ingerichte cubes te halen. Het gevolg was dat onze financieel manager op zondagmiddag allemaal data uit ons ERP-systeem aan het halen was, om op maandagochtend tijdig de rapportages te kunnen aanleveren. Een onwenselijke situatie waarvan we zeiden: dit moeten we anders doen.’

ETNA huurt daarom externe specialisten in met meer kennis van business intelligence om de juiste vraag aan Biyond te kunnen stellen, met goede rapportages als resultaat. Daar blijft het niet bij. Van de Maat: ‘We hadden iemand nodig die gevoel heeft voor Power BI en het leuk vindt. Die hebben we in Jasper gevonden. Hij is in dienst getreden als Finance administrator & analist en toont zich een ware BI-goeroe. Doordat hij die wereld begrijpt en ons systeem snapt, weet hij welke vraag hij aan Biyond moet stellen als er data ontbreekt of een nieuwe dataset gegenereerd moet worden in de cubes.’

Arrangement aan dashboards

En kijk nu: voor alle afdelingen heeft ETNA een dashboard beschikbaar waarvoor de data uit haar systemen komt. Of zoals Van de Maat het zegt: ‘We hebben een mooi arrangement aan dashboards staan. We gebruiken Power BI als tool daarvoor. Zo krijgt directie- en management-team wekelijks de omzet, de orderintake en het aantal gemaakte machines gepresenteerd. Onze collega’s van sales zien dat op klantniveau. Of neem de leverperformance. We meten actief wat de omloopsnelheid intern is, hoe onze goederenstroom zich beweegt en hoe lang inkoopcomponenten in ons magazijn liggen voordat ze gebruikt worden.’

Data combineren dankzij slimme cubes

Vervolgens is Jasper aan zet. Hij giet de informatie in dashboards die het management en de directie van ETNA helpt om goede keuzes te maken. De inbreng van Biyond is daarbij essentieel. Van de Maat: ‘Voor de ontsluiting hebben we echt onze partner in business intelligence nodig. Ons ERP-systeem is verzuild, de data komt uit verschillende tabellen. Voor inkoop is dat weer heel anders dan sales. Als je die data wil combineren heb je slimme cubes nodig. Die combinatie van tabellen maakt dat we rijke en zinvolle informatie uit onze systemen halen.’

Voor elke rapportage geldt: de basis is de vraag vanuit de organisatie. ‘Wij moeten helder hebben wat we willen weten’, zegt Van de Maat. ‘Dan kan Jasper er chocolade van maken. Het leuke is: als je eenmaal los bent met dashboards en begrijpt wat er allemaal mogelijk is, dan komen de verdiepende vragen vanzelf. Als dan blijkt dat bepaalde tabellen nog niet gekoppeld zijn, dan weet Jasper welke vragen hij aan Biyond moet stellen. Dan wordt het snel geregeld. Daar zijn we heel blij mee. Het is makkelijk schakelen, we verstaan elkaar goed.’

We merken dat business intelligence ons inspireert.