De Zorggroep: slimme business intelligence-oplossingen helpen uitdagingen in zorgland aan te gaan

Het zijn uitdagende tijden in zorgland. Organisaties moeten meer zorg leveren met minder mensen, terwijl de financiële druk toeneemt. Dat geldt ook voor De Zorggroep, de grootste zorgaanbieder in Noord- en Midden-Limburg. Om onder meer de efficiëntie te verhogen maakt De Zorggroep dankbaar gebruik van stuurinformatie uit slimme business intelligence-oplossingen die samen met Biyond ontwikkeld zijn. Sterker nog: dit is cruciaal om antwoorden te bieden op de vraagstukken van nu en morgen.

Van verzuimcijfers tot de doelmatigheid van de inzet van medewerkers: zulke waardevolle informatie krijgt De Zorggroep op dagelijkse basis binnen uit diverse databronnen. Het helpt het management van deze zorgorganisatie met zo’n 5.500 medewerkers om beslissingen te nemen die onder meer de efficiëntie moeten verhogen.

Daarnaast maakt De Zorggroep gebruik van ad hoc rapportages om meer inzicht te krijgen in specifiekere aspecten van hun (zorg)activiteiten. ‘Denk aan vragen als: welk type werk voor welke cliënt vindt er plaats? En hoe vaak vinden bepaalde handelingen plaats?’, zegt Wilbert Litjens, Manager ICT bij De Zorggroep. ‘Het is heel handig dat we dergelijke informatie uit onze systemen kunnen destilleren via een datacube die door Biyond is ingericht. Op elke ondersteuningsafdeling binnen onze organisatie is iemand actief die daar handig mee is. Vervolgens kunnen we met die informatie bijvoorbeeld een businesscase bouwen of processen efficiënter inrichten.’

Lering trekken

Dat is belangrijker dan ooit, nu de zorg moet meebewegen met de ontwikkelingen van deze tijd. Nederland vergrijst waardoor de zorgvraag toeneemt, terwijl het tekort aan zorgmedewerkers alleen maar verder oploopt. Litjens: ‘Het spreekt voor zich dat de efficiëntie van de inzet van mensen en middelen steeds meer aandacht krijgt. Daarbij moeten we goed rekening houden met de privé-werkbalans van onze mensen en de werkdruk die zij ervaren. Als ze een half uur mogen besteden aan een thuiszorgcliënt, maar ze krijgen het werk niet gedaan in die tijd, dan moeten we kijken waar dat aan ligt. De lering die we daaruit trekken kan leiden tot aanpassing van systemen. De rapportages op basis van stuurinformatie helpen ons daarbij.’

Dan is er ook nog de toenemende financiële druk op de zorg, waardoor efficiëntere inzet van mensen en middelen een must is. ‘De zorg wordt duurder’, zegt Litjens. ‘Dat betekent dat we goed moeten kijken waar mogelijkheden liggen. Daarom is het essentieel dat we vanuit diverse bronnen belangrijke data kunnen verzamelen die altijd beschikbaar én juist is, om vervolgens op basis daarvan rapportages op te stellen die het ons mogelijk maakt om betere beslissingen te nemen.’

Beeld: Kim Roufs.

Continu doorontwikkelen

Biyond helpt De Zorggroep daarbij. Deze samenwerking begon vijftien jaar geleden met de inrichting van een datawarehouse, die sindsdien continu wordt doorontwikkeld. Het aantal gebruikers is in de afgelopen jaren gegroeid van alleen de concerncontroller tot ongeveer 1500 unieke gebruikers per maand. Zowel het management als een groot aantal zorgmedewerkers ontvangen via het datawarehouse informatie die ze nodig hebben om hun taken goed uit te kunnen voeren.

Met deze doorontwikkeling van het datawarehouse is ook de relatie tussen De Zorggroep en Biyond naar een steeds hoger niveau gegroeid. Litjens spreekt niet voor niets van een ‘partnership’. ‘Wat wij met elkaar hebben is meer dan een klant-leveranciersrelatie. Door de jarenlange samenwerking kent Biyond onze omgeving, weten ze goed wat er speelt in de zorg en waar onze uitdagingen zitten. Ze denken mee over de ontwikkelingen waar wij als organisatie wat mee moeten. Het is daarbij erg handig dat ze alle ins en outs van ons ICT-systeem kennen, soms zelfs beter dan wijzelf.’

De informatie die dankzij Biyond uit onze systemen komt staat nooit ter discussie. We kunnen ervan op aan. 

Beeld: Kim Roufs.

Moderne kennis

De organisatie van De Zorggroep vaart wel bij de schat aan kennis die Biyond op het gebied van business intelligence met zich meebrengt. Litjens: ‘Hoe kunnen we data het beste ophalen en presenteren? Wat zouden we nog meer kunnen? Welke technieken zijn er die ons kunnen helpen om de zorg anders in te richten? Hoe kunnen we gebruikmaken van andere databronnen? Met die kennis, die altijd up-to-date is, leert Biyond ons wat er allemaal mogelijk is.’

De samenwerking is gedurende de jaren geïntensiveerd. Momenteel is Biyond-consultant Cees van Diermen twee dagen per week bij De Zorggroep aanwezig op de werkvloer. ‘Dat werkt heel plezierig’, zegt Litjens. ‘Cees is vanaf het begin van onze samenwerking met Biyond bij ons betrokken en kent de omgeving. Hij heeft aan een half woord genoeg om ons te begrijpen, dat is prettig. Enkele jaren geleden hebben we onze samenwerking uitgebreid. Sindsdien hebben we een service level agreement die inhoudt dat Biyond zelfstandig kijkt naar de problemen die we tegenkomen in onze dataverwerking.’

Betrouwbare partner

Litjens noemt Biyond een betrouwbare partner voor de zorg. ‘En dat terwijl het heel complex is wat ze voor ons doen. Wel is Biyond met haar systemen afhankelijk van andere partijen. Maar als er een keer iets overwonnen moet worden, dan is de aanpak altijd oplossingsgericht. Omdat we al zo lang met elkaar samenwerken voelt het partnership zonder meer vertrouwd, open en transparant. Het is een basis waar we mee vooruit kunnen.’

 

Dat treft, want managementinformatie is nooit ‘klaar’ en de uitdagingen in de zorg zijn zoals gezegd groot. Litjens blikt alvast vooruit naar mogelijke slimme business intelligence-oplossingen in de nabije toekomst. ‘Met het oog op efficiëntie hopen we veel in te kunnen vullen met geautomatiseerde middelen. Denk aan domotica, zoals een sensor die registreert of iemand uit bed is gevallen. In dat geval gaat er meteen een alarm naar ons toe. Daarnaast zou je ook willen weten: hoe vaak gebeurt dat en zou het lonen als we andere maatregelen doorvoeren? Biyond kan ons helpen om zulke datastromen zichtbaar te maken en daar vervolgens stuurinformatie van te maken.’

 

Er is nog veel te winnen, maar het vertrouwen daarin is er. Litjens: ‘De informatie die dankzij Biyond uit onze systemen komt staat nooit ter discussie. We kunnen ervan op aan. Het is een fundament waar we met onze zorg en financiële bedrijfsvoering op kunnen sturen en waar we nog steeds op voortborduren.’

Over De Zorggroep

De Zorggroep is de grootste zorgaanbieder in Noord- en Midden-Limburg met een breed aanbod van diensten. Met hun thuiszorg en vele woon- en zorgcentra biedt de organisatie ondersteuning, zorg en behandeling aan iedereen die dat nodig heeft.

De Zorggroep werkt vanuit een ideaalbeeld: een samenleving waarin ouderen en kwetsbare burgers meer regie hebben over hun eigen leven, en waarin mensen naar elkaar omkijken en voor elkaar zorgen. Dit vraagt om een andere visie op ondersteuning, zorg en behandeling, één met het oog gericht op morgen.

Met haar wortels diep in Noord- en Midden-Limburg weet De Zorggroep als geen ander wat er speelt in de lokale samenleving. Daarom kijkt de zorgaanbieder, samen met andere organisaties, hoe ze kan bijdragen aan een vitale gemeenschap, waarin mensen zelfredzaam en bovenal gelukkig zijn.