Attero: op weg naar een datagedreven organisatie

Attero heeft de ambitie om een high performance organisatie te zijn die datagedreven werkt. Met Biyond als partner in business intelligence maakt het milieubedrijf een reis om dat doel te bereiken. De ontwikkelingen tot nu toe zijn veelbelovend: inmiddels heeft Attero een BIC-team dat zich toegewijd bezighoudt met nieuwe kansen op basis van data, een learning lab om onder meer beter met data te werken en is de invulling van een nieuwe data-infrastructuur (Dataprep) dichtbij.

Bert Snippe, Manager MIO/SSC (Management Information Office & Shared Services Center) bij Attero, weet nog goed hoeveel tijd het vijf jaar geleden in beslag nam om zowel financiële als niet-financiële maandrapportages op te stellen. Dat gebeurde in sheets in Excel en op verschillende plekken, dus er gingen dagen, zo niet weken overheen. De behoefte om dat proces van data verzamelen, analyseren en rapporteren te structureren en versnellen, was dan ook groot binnen de organisatie van Attero. Het was tijd voor een oplossing.

Zo begon de reis die Attero met haar 800 medewerkers maakt om zich te ontwikkelen tot een datagedreven organisatie. De eerste halte was de selectie van een softwareoplossing die daarbij zou helpen. Mede dankzij de adviserende inbreng van Biyond, die in die periode de rol als consultant vervulde, viel de keuze op Board, een geïntegreerd Business Intelligence (BI) en Performance Management systeem. Biyond begeleidde vervolgens ook de implementatie.

Eén bron, één waarheid

Het bleek de gewenste start om een al langer bestaande ambitie na te jagen. Data moest een leidende rol krijgen in de organisatie van Attero. Zoals Snippe zegt: ‘Eén bron, één manier, één waarheid. Elke keer als we voor uitdagingen staan gebruiken we die vuistregel, naast de meer bekende richtlijn SAD: Standaardiseren, Automatiseren en Digitaliseren. Waarom datagedreven? Er zit geen emotie in data, geen hiërarchie. Data is de koude waarheid. Daarmee willen we onze besluitvorming ondersteunen. Dus hoe beter we ruwe data kunnen omvormen naar stuurinformatie, naar rapportages en KPI’s, hoe beter we beslissingen kunnen nemen. De beste beslissingen nemen aan de hand van de beste data die beschikbaar is: dat is wat we continu aan het ontdekken zijn, dat is de reis die we maken op allerlei vlakken.’

Werken met Board wierp al snel zijn vruchten af. Inmiddels is het systeem onmisbaar als het gaat om snelle en effectieve verwerking van data. Neem de rapportages op het gebied van performancemanagement en SHEQ, die van groot belang zijn omdat veiligheid essentieel is in de bedrijfsvoering van Attero. ‘Het maken van dergelijke rapportages was doorgaans een tijdrovend en foutgevoelig proces. Inmiddels is dat grotendeels geautomatiseerd. Alles wat vastgelegd wordt halen we naar Board en die gegevens zijn vervolgens razendsnel vastgelegd in een rapport. Dat duurde eerst dagen, nu is het meteen beschikbaar en ziet het er voor iedereen hetzelfde uit.’

High performance

Die versnelling en ondersteuning helpen Attero om een high performance organisatie te zijn. ‘Dat is wat we willen. Dan is het belangrijk om goed om te gaan met je dagelijkse datastroom. Er wordt bijvoorbeeld dagelijks ruwe financiële data geladen. Door de mensen die er rapportages van maken te helpen met het versimpelen en optimaliseren van dat proces, is relevante data nu eenvoudig en snel beschikbaar voor de gebruikers. Zij kunnen zich daardoor focussen op de business, de meldingen, de veiligheid en mensen aansturen. Ze kunnen de vrijgekomen tijd dus netto investeren in de operatie. Dat is de grote kracht van data; je kunt mensen laten doen waar ze goed in zijn. Excel-sheets maken hoort daar niet bij.’

De veronderstelling luidt: wie dedicated met zijn werk bezig is, kan betere keuzes maken. Snippe: ‘Onze mensen hebben data nu dagelijks beschikbaar in Board. Met die info kunnen ze besluiten nemen over onze business. Dat draagt dus bij aan het performance management binnen onze organisatie. We willen wendbaar zijn als organisatie. Dan moet je ruwe data dus goed zijn, anders trek je de verkeerde conclusies. Ook daar zorgt Board voor. We hebben nu zelfs een Attero Report Model, waarin we door data te combineren meer inzicht hebben in hoe omzet en kosten ontstaan en wat de financiële gevolgen van beslissingen zijn.’

BIC-team

Het opzetten van een BIC-team draagt bij aan zulke ontwikkelingen. BIC is recent ontstaan binnen de organisatie van Attero en houdt zich toegewijd bezig met de ‘datahuishouding’ in het bedrijf, bijvoorbeeld met als doel om data toegankelijker te maken en er richting aan te geven met BI-tools. ‘Door te gaan werken met Board en BI-tooling hebben we tijd vrijgespeeld’, vertelt BIC-teamleider Erik Tesselaar. ‘Nu wij niet zelf data uit bronnen halen, maar die data naar ons toekomt, is het besef steeds sterker dat dat de basis moet zijn.’

‘De spin-off daarvan is dat functioneel beheer daardoor heel belangrijk is’, vervolgt Tesselaar. ‘Ons werk verandert, net als onze systemen, onze processen en dus ook onze organisatie. Dat stelt ons voor nieuwe uitdagingen. Het BIC-team is er om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van data vorm te geven en daarbij de juiste aandacht te geven aan organisatie, mens, systeem en proces. Vragen van medewerkers en klanten die gebruikmaken van data, Board en BI-tooling willen we gestructureerd binnenlaten en slim omzetten in bredere activiteiten van het BIC-team. Dat brengt een nieuwe dynamiek tot stand die we gaandeweg verder exploreren.’

Platform voor data

Het BIC-team creëert een platform voor data binnen de organisatie van Attero. Tesselaar: ‘We beschikken over steeds meer technische kennis over data en kunnen als een volwassen partner meedenken over nieuwe ontwikkelingen op dit gebied. We gaan BI-tooling en data-visualisatie aan andere teams binnen de organisatie introduceren. Zij maken ook die Excel-transitie door en daar hebben ze ons bij nodig. Mensen raken enthousiast door de techniek: we kunnen dit en dat óók doen. De mogelijkheden zijn legio. Zo is het een grote kracht van Board dat het data kan samenbrengen, van hr en financieel bijvoorbeeld. En alles kan geautomatiseerd worden, zo simpel en effectief mogelijk, ook voor de eindgebruiker.’

Het zijn veelbelovende ontwikkelingen, ook met het oog op de uitdagingen van nu en morgen. ‘We zien dat datagedreven werken ons verder gaat helpen’, zegt Snippe. ‘Dat is een noodzaak als we kijken naar de toekomst. De beschikbaarheid van mensen is een probleem, het is lastig om goede medewerkers aan ons te binden. Daarom moeten we investeren in deze weg; de huidige en toekomstige arbeidsmarkt dwingt ons om het werk met minder mensen te kunnen doen. We moeten gefocust zijn op het werk dat de meeste waarde brengt. Dus als we techniek inzetten om goede informatie op te halen, dan helpt dat enorm.’

Onze mensen hebben data nu dagelijks beschikbaar in Board. Met die info kunnen ze besluiten nemen over onze business.

Meer inzicht

Meer en meer ontstaat er een gestructureerde datacollectie. Daar heeft Attero ook baat bij in de verslaglegging aan derden. Snippe: ‘Denk aan duurzaamheidsrapportages. Het voordeel is dat we één bron hebben, zodat we makkelijker aan behoeftes kunnen voldoen. Die oorspronkelijke bron van data is volledig en on-time. Daar is hij weer: één bron, één manier, één waarheid.’

De weg naar ‘externe’ data ligt open, ziet Snippe. Dat kan van cruciaal belang zijn voor de dienstverlening van Attero. ‘Door alle data die binnenkomt en de combinaties die we daartussen kunnen maken, is het onze ambitie om steeds meer inzicht te krijgen in de kwaliteit van afval. Dat kan in de nabije toekomst een rol spelen in de manier waarop we dat gaan verwerken en welke prijs daarbij hoort. Nog betere informatie verstrekken voor onze business: daar willen we naartoe. Die stap hebben we nog niet gezet, maar de infrastructuur is bijna klaar.’

Continu verbeteren

Daarover gesproken: de volgende stap is de transitie naar de cloud en de invulling van een nieuwe data-infrastructuur: Dataprep. Die tuigt Attero samen met Biyond op. ‘Dat moet het kloppende hart binnen onze datagedreven organisatie worden. Als we straks daar onze data verzamelen en structureren, dan kunnen we heel snel de koppeling maken naar Power BI en Board. We zijn dan steeds meer in staat om de regie te voeren over onze data. Dat biedt weer nieuwe mogelijkheden. Ons BIC-team is dan aan zet om onderdelen aan elkaar te koppelen en zo nieuwe data beschikbaar te maken.’

Uiteindelijk moet data steeds meer bijdragen aan de rol van Management Information Office binnen de organisatie van Attero. Continu willen verbeteren is daarbij de overkoepelende drijfveer. Daarom is het Mio Learning Lab in het leven geroepen, waarin medewerkers leren om de nieuwe technieken en methodieken onder de knie te krijgen. Tesselaar: ‘In de learning labs komen onderwerpen aan de orde om verder invulling te geven aan continu verbeteren, BI-tooling en het gebruik van beschikbare data. Het doel daarvan is dat medewerkers betere keuzes maken op timemanagement, beter prioriteiten stellen en beter met elkaar samenwerken binnen MIO-verbetering.’

Elkaar inspireren

Het is een lange weg naar volledig datagedreven werken, maar Attero komt dichterbij. Het bedrijf had die reis niet kunnen afleggen zonder de ondersteuning van Biyond. ‘Die samenwerking gaat heel natuurlijk’, vertelt Snippe. ‘In het traject neemt Biyond elke keer een andere rol aan. Eerst zaten wij achterop de fiets en keken we mee. Daarna pakte Biyond een meer ondersteunende en adviserende rol. We zijn heel positief over hoe dat gaat. Ze introduceren mogelijkheden aan ons die relevant zijn om de volgende stappen te zetten. Bij ontwikkelingen als het BIC-team en Dataprep is Biyond van grote waarde geweest met haar kennis en kunde.’

Samenwerken met Biyond

Servicegericht, snel en flexibel: het zijn volgens Snippe woorden die passen bij de werkwijze van Biyond als partner in business intelligence. ‘Dat maakt het heel fijn om met ze samen te werken. Het mooie is: we willen nu steeds meer zelf doen en de regie kunnen voeren. Biyond helpt ons om die ontwikkeling door te maken.’

Snippe en zijn collega’s ervaren het als een voordeel dat Biyond de achtervang blijft bij technische calamiteiten. ‘Support is altijd binnen handbereik. Dat gaat heel soepel. We zijn dan niet over drie dagen aan de beurt. Bij Biyond zien ze de urgentie als er zich een incident voordoet. Ook dat is positief aan de samenwerking die we ervaren. Ons partnership zal een ontdekkingstocht blijven waarbij we elkaar inspireren, kritisch volgen en naar een hoger plan brengen.’

Over Attero

Attero is een landelijk en internationaal opererend milieubedrijf, dat al ruim 90 jaar actief is in het terugwinnen en hergebruiken van de energie en grondstoffen uit ons afval. Het bedrijf is opgebouwd uit krachtige afvalverwerkende bedrijven tot de Nederlandse marktleider van nu. Attero verwerkt op industriële schaal afvalstromen van miljoenen Nederlanders en honderden bedrijven; efficiënt, schoon en veilig. Of het nu gaat om restafval, gft, grond en puin of het scheiden en sorteren van kunststoffen.

Met de productie van duurzame energie en grondstoffen wil Attero een wezenlijke bijdrage leveren aan de verduurzaming van de samenleving. Het milieubedrijf biedt zijn klanten altijd een praktische oplossing voor hun afvalvraagstukken. De potentie van afval maximaal benutten, dat is wat de kundige en betrokken medewerkers van Attero dagelijks doen; zij geven afval waarde.