Een flinke reductie van handmatig werk bij Medux. Van gigantische Excelbestanden naar een transparant en geautomatiseerd proces als het gaat om de maandafsluiting en het consolidatieproces. Betrouwbaar en consistent.
Waar de maandafsluiting voorheen op dag 14 klaar was, is dat nu op dag 7. Dat betekent meer ruimte voor financiële analyse. We zijn in gesprek met Richard Sloots, directeur finance & control en David Stuij, manager reporting & financial control. Beiden werkzaam bij Medux. Het in Utrecht gevestigde bedrijf levert hoogwaardige zorghulpmiddelen en diensten aan zorginstellingen en eindgebruikers. Biyond is partner in business als het gaat om informatievraagstukken. Hoe ervaart Medux de samenwerking?
David: “We hadden nog een on-premise (red: lokaal geïnstalleerde software) versie van Prophix, die niet meer ondersteund werd. We hadden een strakke deadline: we moesten per 1 juli 2020 overstappen naar een nieuw financieel pakket.” Richard vult aan: “Hiervoor deden we zaken met twee ZZP’ers, die niet konden opschalen, waardoor de continuïteit niet goed werd gewaarborgd. Biyond kenden we al uit het selectietraject van Prophix; een stabiele partij met meer Prophix experts in huis.”
Richard: “Eigenlijk hebben we bij aanvang van de samenwerking drie projecten in één keer gedaan. SCOA, ofwel het nieuwe standaard (grootboek)rekeningschema, migratie naar de cloud én het redesign. Inclusief inrichting van beheer. Dat hebben we in één keer gedaan en dat was heel complex. De deadline was strak: het moest zoals gezegd staan. Het proces ging daardoor in het begin wat stroef; het heeft natuurlijk tijd nodig. Over het resultaat zijn we heel tevreden. Het is gelukt om binnen redelijke tijd het basismodel af te ronden. Dat heeft de nodige inzet gekost van beide partijen. Het is gelukt en dat is echt wel knap.”
Onze financiële analysekracht is enorm toegenomen
David: “We deden alles met Excel en Access. We wilden ons consolidatieproces professionaliseren én we wilden meer aan financiële planning gaan doen. We hebben zes verschillende bronsystemen. Het inlezen van deze data geeft ons veel mogelijkheden als het gaat om rapportage en analyse. We hebben de doorlooptijd in het consolidatieproces verkort. In het opstellen van de consolidatie zit geen werk meer. In een paar uur staan de maandrapportages, los van de inhoudelijke beoordeling. Dat geeft tijdswinst, consistentie én het is niet van één persoon afhankelijk. Meerdere mensen kunnen het. Voor de maandafsluiting kan gekeken worden naar de combinatie van grootboekrekening en leveranciers. Alles wordt in Prophix samengevoegd, ongeacht het bronsysteem. Gedurende het jaar krijgen we daardoor al inzicht hoe het gaat op specifieke vestigingen, of met bepaalde contracten.”
Richard: “Onze financiële analysekracht is enorm toegenomen. We kunnen nu betere cijferboordelingen maken, zoals maand op maand ten opzichte van budget. We kunnen nu sneller zien of dingen verkeerd geboekt zijn bijvoorbeeld. We hebben nu de financiële data, wagenparkdata en HR-data, zoals omzet per fte in beeld. Wat we nog graag willen is meer inzicht verkrijgen in de operationele data, zoals leveringen en herverstrekkingen.”
Richard: “We zitten midden in de transitie van productie van data (red: number crunching), naar analyse van data. De volgende stap is de actionable insights. Ofwel: de verkregen analyses ook concreet doorvertalen naar verbeteracties. Als we straks exact weten wat ons rendement is langs alle assen en dimensies, dan weten we waar we geld verdienen en waar we geld verliezen. Dan heb je goede stuurinformatie.”
We kunnen nu veel sneller zien waar we geld verdienen en waar we geld verliezen
David: “In verband met de overgang naar andere servers was er een strakke deadline die we niet mochten missen. Samen met Biyond is het toen gelukt om op tijd een basismodel neer te zetten met minimale inzichten; in de maanden daarna is dat model sterk verbeterd. Vervolgens hebben we samen veel tijd besteed aan het betrouwbaar krijgen van het systeem. Je kunt er nu vanuit gaan dat ‘het klopt’. Er is ook een sterke reductie van handmatig werk in de consolidatie en rapportage; we kunnen snel bijsturen. Het support team van Biyond pakt dingen snel op. Als er incidenten zijn, worden deze snel opgelost. De beschikbaarheid van Prophix met actuele data is inmiddels zeer hoog. We kunnen ook makkelijk sparren over inhoudelijke onderwerpen. De mentaliteit is heel hands on. Er was bijvoorbeeld geen koppeling tussen AFAS HR – waar iedereen in staat qua salarisverwerking – en Prophix. Met behulp van Biyond is dat nu een automatische koppeling die dagelijks alles binnenhaalt. En dat voegt echt waarde toe.”
Medux is toeleverancier voor de zorgbranche. Medux is actief in zes marktsegmenten, op 256 locaties, telt 2600 medewerkers en heeft ruim 1.000.000 hulpmiddelen in beheer. In maart 2022 heeft Medux het Engelse Medequip (omzet 2021 GBP 200 miljoen) overgenomen. Kijk voor meer informatie op www.medux.nl.
Meer weten? Neem contact op!