Een week uit het leven van een CPM consultant

Bij Biyond ben ik Corporate Performance Management (CPM) consultant. Dit is naast Business Intelligence en Business Analytics één van de drie expertises van de Biyond.

Er wordt in de planning zoveel mogelijk geprobeerd om de consultants volledige dagen voor één klant te laten werken, omdat dit planning technisch makkelijker is maar ook prettiger voor de consultants. Op deze manier hoef je niet halverwege de dag te schakelen tussen twee klanten. Over het algemeen ben ik voor twee verschillende klanten per week werkzaam. Ik hou daarnaast één dag in de week zoveel mogelijk vrij voor losstaande vragen en issues bij verschillende klanten. Ik werk deels bij de klant op locatie, deels thuis en deels op kantoor.

Maandag

De eerste dag van de week begin ik graag op kantoor in Amersfoort, het geeft mij een prettige start van de week. Vandaag begin ik met de klant waarmee we bezig zijn met een redesign van hun huidige CPM-omgeving. De klant heeft besloten om over te stappen naar een CPM Cloud Software en wil tegelijkertijd de huidige inrichting optimaliseren door middel van een redesign. Dit betekent dat we gekeken hebben hoe we de kubussen beter kunnen inrichten en welke stappen ondernomen moeten worden om de huidige processen te optimaliseren.
De werkzaamheden voor vandaag zijn het opzetten van een nieuw budget proces. Samen met de group controller hebben we het vorige proces doorgenomen en besloten dat een groot deel van de processen geautomatiseerd kunnen worden in een workflow. Voor de workflow ga ik vandaag eerst de OPEX-input template opzetten voor de budgethouders. Deze input template wordt uitgestuurd via de workflow naar de budgethouders. Aan het einde van de dag bespreek ik de eerste opzet van deze input templates met de group controller
Gedurende de dag hou ik ook mijn e-mail in de gaten. Als er een vraag of issue wordt gemeld, reageer ik hierop en geef ik aan wanneer ik ernaar kan kijken. Dit is meestal op donderdag, deze dag houd ik vrij voor vragen en issues die niet van kritieke aard zijn.

Dinsdag

Op dinsdag werk ik meestal thuis en ga ik verder aan de slag met de werkzaamheden voor de klant van gisteren. Ik ga de wijzigingen doorvoeren in de input template die ik opgezet heb. Het opzetten van de verschillende input templates neemt vaak meerdere dagen in beslag. De input templates moeten zo dynamisch mogelijk opgezet worden, zodat ze niet regelmatig handmatig gewijzigd hoeven te worden. Tijdens het opzetten van de templates controleer ik gelijk of de rechten van gebruikers goed zijn ingericht. Om de input templates zo dynamisch mogelijk te maken, worden er ook named sets opgezet in Model Manager. Later vanmiddag heb ik weer een overleg voor de tweede versie. Nu deze af is, ga ik verder met de volgende, namelijk input template voor Sales.

Hiernaast houd ik een lijst bij van punten die veranderd moeten worden. Deze lijst neem ik ook mee in het overleg met de klant. Wanneer ze akkoord gaan, kan ik dit gelijk wijzigen.

Aan het einde van de dag heb ik het overleg met de group controller over de gewijzigde OPEX-input template, de punten ter verandering en de eerste versie van de sales input template. De klant geeft aan dat de OPEX-input template doorgezet kan worden naar de financial director en dat de punten ter verandering akkoord zijn. Daarnaast geeft de klant de verbeterpunten aan voor het eerste rapport. Vrijdag ga ik hiermee verder. Na de meeting stuur ik een e-mail naar de financial director over de OPEX-input template en een tweede e-mail naar mijn Biyond CPM-collega’s en onze projectmanager met een overzicht van de status van het nieuwe budgetproces.

De dag sluit ik af met een partner-webinar van de CPM-software Prophix, waar alle nieuwe functies besproken worden die tijdens de aankomende release toegevoegd worden.

Woensdag

Op woensdag ga ik samen met een collega naar de tweede klant toe. Onderweg tijdens het carpoolen bespreken we alvast wie welke werkzaamheden oppakt. Bij de klant beginnen we met een kort overleg met de financial manager over de verwachtingen voor deze dag en wat er op de planning staat. We zitten met de twee financial controllers op de kamer en kunnen zo alles gelijk doornemen. Voor deze klant zijn we bezig met het toevoegen van de 2 nieuw aangekochte bedrijven in hun maandelijkse consolidatieproces. Diverse processen moeten gewijzigd worden, daarnaast moeten de input templates en rapporten gecontroleerd worden. Mijn collega gaat aan de slag met de processen en ik ga aan de slag met de input templates en rapporten. De meeste tijd gaat zitten in het controleren van de nieuwe cijfers. Elke wijziging in het proces moet gecontroleerd worden door de cijfers te vergelijken. Aan het eind van de dag zijn de nieuwe bedrijven toegevoegd aan de input templates en de rapporten. Het wijzigen van de processen gaat nog enige tijd kosten. Daarom gaan we volgende week weer samen naar deze klant toe.

Voor deze klant zijn we bezig met het toevoegen van 2 nieuw aangekochte bedrijven in hun maandelijkse consolidatieproces.

Donderdag

Het is op donderdag CPM-dag bij Biyond en dan proberen alle CPM-consultants op kantoor te zijn. We beginnen de dag met een stand-up. Iedereen vertelt over zijn/haar werkzaamheden van de afgelopen week en belangrijke toekomstige projecten. Na de stand-up pak ik de vragen en issues op die ik eerder deze week heb gekregen. Dit kan uiteenlopen van een proces dat niet goed loopt tot de opzet van een rapport dat niet goed werkt.

In de middag houden we ééns in de 6 weken een CPM-overleg. Dan pakken we verschillende zaken op. We bespreken bijvoorbeeld de gemaakte optimalisaties en verbeteringen. Deze middag gebruiken we ook om nieuwe kennis op te doen; een collega geeft ons een training Power BI. Deze BI-tooling wordt door meerdere van onze klanten gebruikt en we willen dit kunnen verrijken met de financiële informatie.   

Vrijdag

Vandaag ben ik weer op kantoor en is het een zogenoemde ‘Biyond-ochtend’, waarbij alle collega’s op kantoor of via Teams worden geüpdatet over de stand van zaken met betrekking tot de business, HR, marketing, nieuwe projecten en komende events. Ook vertellen een aantal collega’s over hun werkzaamheden van de afgelopen periode. Eén keer per maand hebben we zo’n ochtend; leuk om alle collega’s weer te zien. Na afloop lunchen we gezellig met elkaar.

Vervolgens ga ik weer aan de slag voor de klant van maandag en dinsdag. De verbeterpunten die goedgekeurd zijn ga ik doorvoeren in de gebruikersrechten en in Model Manager. De financial director is zeer tevreden met het resultaat en is benieuwd naar de andere input templates die ik aan het opzetten ben. Ik laat alvast de sales input template zien en hieruit komt meteen een nieuwe wens uit voort.

Intussen is het 16.00 uur en tijd voor een borrel met het team. Na een Biyond-ochtend hebben we in de middag vaak een activiteit of borrel, zoals deze middag. Onder het genot van lekkere hapjes en drankjes kletsen we nog even en dan is het weekend!

Charlotte ter Huurne – CPM Consultant