Bedrijfsmatige data analyseren zonder technische kennis? Met een Power BI dashboard krijg je op eenvoudige manier veel inzicht.
Power BI is een veelgebruikte dashboardingtool van Microsoft die inzicht kan geven in de dagelijkse operatie van een bedrijf of organisatie. Key Performance Indicators (KPI’s) zijn indicatoren waarmee je de prestaties van (een deel van) de organisatie kunt meten en vormen een belangrijk onderdeel van een dashboard. Door de juiste KPI’s voor jouw organisatie vast te stellen en deze duidelijk en overzichtelijk te visualiseren in een Power BI-dashboard, kun je zonder een hoop technische kennis, zeer goede data-analyse uitvoeren. Dit kan helpen bij het monitoren en behalen van bedrijfsdoelen door het besluitvormingsproces te ondersteunen.
Een goed begin is belangrijk, maar waar begin je dan? Het is belangrijk om juist niet direct te starten met het maken van wat visualisaties, maar goed na te gaan over wat je nou écht zou willen weten of zien. Waar wil je in jouw organisatie of binnen jouw team op sturen? En hoe kan dat je helpen bij het nemen van besluiten? Het bepalen van de KPI’s is daar een goede methode voor. Vervolgens kun je deze verwerken in een dashboard dat volledig voldoet aan jouw behoefte. Zodra het dashboard klaar is, kun je de data op een intuïtieve manier bekijken en analyseren.
In deze blog nemen we je mee in het proces van het opzetten van een dashboard in Power BI, te beginnen met het opstellen van de juiste KPI’s en vervolgens het doornemen van best practices voor het maken van een overzichtelijk dashboard in Power BI. Hiermee kun je snel en eenvoudig jouw bedrijfsdata analyseren en gebruiken voor het maken van data-gedreven beslissingen.
Beginnen bij het einddoel: waar wil ik op sturen?
KPI’s zijn indicatoren die gebruikt worden om de prestaties van een organisatie of team te meten. Dit kan zowel kwantitatief als kwalitatief en kan verschillen per afdeling. Het is belangrijk dat de KPI’s in lijn liggen met de algemene doelen en doelstellingen van de organisatie. Als het doel bijvoorbeeld is om de omzet van de organisatie te verhogen, kunnen de KPI’s voor sales bestaan uit de maandelijkse groei of de sales per medewerker en daarnaast kunnen de KPI’s voor HR bestaan uit personeelsverloop en ziekteverzuim. Dit zijn allemaal indicatoren waarop je als organisatie kunt sturen. Als de Sales afdeling ervoor zorgt dat er zo veel mogelijk producten of diensten verkocht worden en HR zorgt voor een zo laag mogelijk personeelsverloop, draag je samen bij aan het behalen de doelstellingen van de organisatie: van het verhogen van de omzet.
Verwerken van KPI’s in een dashboard
Als je de KPI’s hebt gedefinieerd, kun je aan de slag met het ontwerpen van een dashboard. Microsoft Power BI is een geschikte applicatie en interactieve tool om een dashboard te maken. Je kunt de KPI’s verwerken en vervolgens verdere verdiepingsslagen maken, door middel van filters en extra pagina’s met visuals. Om het dashboard zo overzichtelijk mogelijk te maken, is het belangrijk om voor ogen te hebben welke vragen wil beantwoorden en welke KPI’s je daarvoor gaat gebruiken. Daarnaast is het ook belangrijk om te bedenken wie de eindgebruikers zijn. Door het dashboard te ontwerpen dat voldoet aan specifieke behoeften, zorg je ervoor dat de eindgebruiker de data optimaal kan analyseren. Ook is het belangrijk om te gaan voor eenvoud in tegenstelling tot een wildgroei aan informatie of complexe visuals en knoppen. Beperk je tot de KPI’s en eventueel een verdiepingsslag die echt gebruikt en begrepen wordt. Eén van de grote voordelen van Power BI ten opzichte van een statisch rapport, is dat je gebruik kunt maken van interactiviteit. Het gebruik van filter- en drill-downmogelijkheden kan een onderdeel zijn van een eenvoudige verdiepende analyse van je KPI’s en andere data.
Hoe gebruik je dan zo’n dashboard om te sturen?
Als je jouw dashboard hebt ontworpen en beschikbaar hebt gesteld voor de eindgebruiker, kan het analyseren en sturen aan de hand van jouw gevonden resultaten beginnen. Om bij eerdergenoemd voorbeeld te blijven: je bent salesmanager en hebt als één van de KPI’s het meten van de maandelijkse groei van de omzet. Je opent het dashboard en ziet dat de groei negatief is. Het is interessant om door middel van verdiepende analyse uit te zoeken of de negatieve groei te verklaren is. Is er bijvoorbeeld sprake van een dalende trend of is er een plotse verandering? Is het aantal klanten afgenomen? Nemen de bestaande klanten minder producten af dan normaal rond deze tijd van het jaar? En is dit in alle delen van Nederland zo? Door gebruik te maken van filters op het dashboard, kun je bijvoorbeeld bepaalde productgroepen selecteren en kijken of er een productgroep is die bijvoorbeeld minder verkoopt. Als je hebt ontdekt dat de negatieve omzetgroei kan worden verklaard doordat een bepaalde producten in het midden van Nederland niet meer worden verkocht, is dat iets waar je op kunt sturen. Op die manier kun je de omzetgroei verhogen en daarmee bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie.
Vervolgstappen
Power BI is een applicatie die bijdraagt aan het ondersteunen van besluiten op basis van analyse van data. Door het kiezen van de juiste KPI’s die helpen de doelstelling van de organisatie te bewerkstellingen en dit op een juiste en overzichtelijke manier te presenteren in een dashboard, kun je zonder technische datakennis toch data-gedreven beslissingen maken. Bij Biyond hebben we veel ervaring met het opzetten van Power BI dashboards en de implementatie binnen de organisatie. We vinden het belangrijk dat het dashboard voor de eindgebruiker waarde toevoegt, zodat het dashboard echt een ondersteuning vormt voor het behalen van resultaat.
Wil je meer weten over het gebruik van Power BI of heb je andere vragen? We helpen je graag verder. Neem contact met ons op!
