Excel gebruiken voor financiële consolidatie en periodieke afsluiting en hierop vertrouwen?
Niet doen! Wat wel? Corporate Performance Management (CPM). Juist omdat consolidatie steeds complexer wordt; en dat is een understatement.
Financiële teams ervaren steeds meer druk om sneller, meer gedetailleerde en geconsolideerde rapportages op te leveren. Zeker nu organisatie-structuren dynamischer worden en wereldwijde compliance-eisen strenger zijn.
Ik ga je vertellen wat je wél moet doen, maar ik trap af met de Excel = hel top 3.
1) Onnodige en foutgevoelige handarbeid
Je verschaft jezelf onnodige handarbeid, je verhoogt daarmee de foutkans én de financiële afsluiting gaat veel langzamer.
Plus: er is een grotere kans dat het periodieke afsluitproces wordt verbroken en dat je niet in overeenstemming bent met de beste werkwijze, organisatiestructuren en wettelijke vereisten.
Het betekent ook dat je minder tijd hebt om waarde toe te voegen met activiteiten zoals analyses en procesverbetering.
2) Geen geautomatiseerde samenwerking tussen entiteiten en afdelingen
Een ander Excel-gebrek is de samenwerking tussen entiteiten en afdelingen. Dat gebeurt wanneer meerdere spreadsheets in de organisatie worden gemaild, waarbij elke groep zelfstandig opereert.
Het probleem wordt nog erger als je bedenkt dat Excel geen versiebeheer ondersteunt. Dus het combineren van deze verschillende versies kost nog meer tijd en leidt tot nog meer fouten.
Wachten totdat het faliekant fout gaat, toch?
3) Constant achter de feiten aanlopen omdat het periodieke afsluitproces steeds verandert
Nog een Excel-probleem: hoe weet je dat jouw berekeningen, grafieken en andere zorgvuldig gecreëerde inhoud niet worden verbroken?
Je wéét immers dat het periodieke afsluitproces aan het einde van de maand blijft veranderen als reactie op reorganisaties, veranderende regelgeving, verzoeken van belanghebbenden.
Oke, genoeg. Biyond denkt in oplossingen. Wat je wel moet doen? Corporate Performance Management (CPM).
Het biedt uiteindelijk een financieel baken waarop je kunt vertrouwen om te bepalen of je links- of rechtsaf moet slaan voor meer rendement, op basis van realtime data.
CPM als tool voor een out-of-the-box consolidatieproces
De CPM-tool neemt werk uit handen om te consolideren en periodiek af te sluiten. Het geeft ruimte om out-of-the-box te opereren. Ofwel je loopt niet tegen de limieten van Excel aan.
Met CPM kun je buiten de kaders denken en inspelen op toekomstige veranderingen. Hoe? De CPM-tool doet het nauwkeurige werk voor jou. Denk aan vooraf gebouwde dimensies, dashboards, rapporten, Key Performance Indicators (KPI’s) en andere nuttige zaken.
Als je alleen Excel zou gebruiken, zou je deze inhoud handmatig moeten bouwen en onderhouden, rekening houdend met International Financial Reporting Systems (IFRS), journaalposten, multi-currency en intercompany-eliminaties.
Voordelen van financiële consolidatie in CPM
Naast ingebouwde componenten en eenvoudig te configureren processen, bouwt een CPM-tool ook consolidatie- en rapportagefuncties in. Dus geen handmatig gedoe in Excel. Vooraf stel je vragen, als:
- Wil je verschillende Generally Accepted Accounting Principles, ofwel GAAP-gegevens of IFRS opnemen en als dat zo is, wil je dan aanpassingen kunnen invoeren of berekenen?
- Wil je rekening houden met ingebouwde wisselkoers- en valutaberekeningen en mutaties van de balansrekeningen?
- Wil je journaalposten kunnen maken?
- Welke ratio of KPI-berekeningen wil je opnemen? Denk aan liquiditeitsverhoudingen, vermogensbeheerratio’s, rentabiliteitsratio’s en hefboomratio’s.
Financiële consolidatie moet een samenwerkingsverband zijn, waarbij belanghebbenden vanuit de hele organisatie input leveren. Stel, financiële en business partners hebben allebei toegang tot actuele en nauwkeurige cijfers uit hetzelfde systeem, kunnen kosten en winstgevendheid analyseren en ad hoc wijzigingen doorvoeren.
Het is niet nodig om cijfers te af te stemmen, er is geen langdurig consolidatieproces en je hoeft niet te wachten tot het einde van het jaar om te begrijpen wat er is gebeurd.
De financiële administratie kan dagelijks geconsolideerde rapporten opstellen. Indien nodig over meerdere juridische entiteiten en valuta’s, waardoor de tijd die nodig is om de boeken periodiek te sluiten, aanzienlijk wordt verkort.
Een financieel navigatiesysteem waarop je kunt vertrouwen zodat je verder kunt bouwen
Jouw bedrijf heeft met een CPM-tool een actueel ‘navigatiesysteem’ voor leidinggevenden, voor financiële en operationele managers, om ze te helpen de juiste koers te varen.
Stel je eens voor, dashboards met KPI’s die aantonen waar het bedrijf winst kan maken in de markt. Werken met realtime data betekent dat er aan het einde van de periode geen verrassingen zijn en de financiële afdeling vertrouwen kan hebben in wat ze rapporteren aan stakeholders.
Denk jij out-of-the-box?
Je hebt misschien vragen niet beantwoord gekregen, zoals: wat is de beste manier om te implementeren. On-premises (lees: op je eigen locatie) of Cloud?
Of: hoe zit het met het integreren van middelen die ik al heb? Dat is het moment om out-of-the-box te denken en Biyond te bellen.
Biyond consultants houden altijd rekening met de volledige omgeving van de klant en we zorgen voor de optimale aanpak, rekening houdend met de unieke variabelen die spelen, om het gewenste resultaat te bereiken.
Bovendien moedigen we onze klanten aan om een actieve rol te spelen in elke fase van het project. Van het verzamelen van vereisten tot en met de training voor eindgebruikers.
Wil je out-of-the-box denken én opereren als het gaat om het verbeteren van je consolidatie- en afsluitproces? Bel ons gerust. Met plezier helpen we je daarbij.
Hung Nguyen – Corporate Performance Management Consultant