De kracht van projectmanagement? Voorbereiding en risicomanagement!
Als ik vertel dat een deel van mijn rol projectmanagement is, dan krijg ik meestal reacties als: “Dus jij bent zo iemand die mensen vertelt wat ze moeten doen en ze vervolgens alleen maar achterna zit zeker.” Of: “Dan houd je zeker van lijstjes. En je huis zal ook wel opgeruimd zijn.” En mijn persoonlijke favoriet: “Projectmanagement is toch niet zo moeilijk?”
Gedeeltelijk is dit waar. Helaas – voor mij – is de grote uitzondering dat mijn huis lang niet altijd opgeruimd is. Bij projectmanagement gaat het er onder andere over dat mensen doen wát ze moeten doen, precies wannéér ze dit moeten doen. Structuur (lijstjes of overzichten) helpt daarbij, zeker als het overzichten zijn die je deelt met alle projectleden, inclusief medewerkers van klanten. Inmiddels vind ik projectmanagement inderdaad niet moeilijk meer, omdat ik heb geleerd dat het zich uitbetaalt om veel energie te stoppen in twee belangrijke zaken: voorbereiding en risicomanagement.
Wanneer beginnen? Joh, we zijn al bezig!
Ik besteed in mijn projecten bewust tijd aan de voorbereiding: het in detail vaststellen van de acties die gedaan moeten worden, welke volgorde we moeten aanhouden, welke afhankelijkheden er zijn en het opzetten van eventuele rapportages die ik nodig heb. Ik krijg dan wel eens de vraag ‘wanneer we nou eindelijk beginnen met het project’. Mijn antwoord is dan altijd: “We zijn al bezig!”
Want door eerst goed na te denken voordat je daadwerkelijk acties uitvoert, voorkom je problemen en ben je straks sneller in de uitvoering. Het is wat mij betreft een absoluut essentieel onderdeel van ieder project dat zeker wat oplevert. Want, hoe beter de voorbereiding, hoe beter het project verloopt.
Perspectief van de klant: waardevolle input
Een vast item tijdens de voorbereidingsfase is het bespreken van risico’s. We hebben het dan over zaken die ervoor kunnen zorgen dat we het project niet kunnen opleveren volgens de afspraken over budget (uren), scope, tijd of kwaliteit. Voor mij geldt: hoe meer mensen meedenken over risico’s, hoe beter. De klant heeft vaak een ander gezichtspunt, beschikt over andere informatie en komt in mijn ervaring met zeer waardevolle input.
Naast min of meer standaardzaken als het werken met een derde partij (want dat levert soms communicatieproblemen op) en vakantieplanningen, worden dan bijvoorbeeld risico’s geïdentificeerd. Als bijvoorbeeld een ander groot project dat bij de klant gaat spelen, prioriteit krijgt. Als de risico’s eenmaal benoemd zijn, kunnen we met elkaar bespreken hoe we ermee omgaan, mochten ze zich inderdaad voordoen. Of we kijken hoe we deze risico’s kunnen voorkomen. Ook dit is weer een gezamenlijke actie: projectwerk is samenwerken!
Samen inspelen op dingen die onverwachts op het pad komen
Betekent dit dat ik nooit voor onverwachte gebeurtenissen kom te staan in mijn projecten? Natuurlijk niet! Mochten zich toch onverwachte gebeurtenissen voordoen dan is het, dankzij een goede voorbereiding én het feit we als leverancier samen met de klant de risico’s hebben besproken, makkelijker om in te spelen op wat zich voordoet. We hebben dit risico immers allebei niet zien aankomen. Dat betekent dat we snel door kunnen naar de belangrijke vraag: hoe gaan we hier nu samen mee om?
